Bernhard Isenschmid, warum gibt es den KMU-DigitalScan als zusätzliche Dienstleistung des Hightech Zentrums Aargau?
Mit dem KMU-DigitalScan wollen wir speziell handwerkliche und gewerbliche Unternehmen auf ihrem Weg in die Digitalisierung unterstützen. Wir haben realisiert, dass besonders grössere Unternehmen die Möglichkeit haben, in die Digitalisierung zu investieren und entsprechende Vorteile zu nutzen. Viele kleinere Unternehmen gehen diesen Schritt zögerlicher an, beispielsweise aus Angst vor überdimensionierten IT-Projekten, die zu teuer sind, die Anforderungen nicht erfüllen und viele Ressourcen absorbieren, oder weil sie schlicht mit dem Tagesgeschäft ausgelastet sind.

Digitalisierung steht für ein weites Feld – welchem Zweck dient Ihr Instrument?
Mit dem KMU-DigitalScan können wir Unternehmen durchleuchten und schnell die “low hanging fruits” lokalisieren. Mit unseren praxisorientierten Fragestellungen wollen wir Prozesse und Abläufe aufarbeiten, um sie zu verbessern. Mit dem KMU-DigitalScan haben wir am Ende des Prozesses eine Art Roadmap in der Hand. Diese zeigt auf, welche Schritte sinnvollerweise zu gehen sind. Vergleichbar ist dieses Vorgehen mit der Sanierung eines Altbaus: Dort holen Sie eine unabhängige Expertise ein, die aufzeigt, in welcher Reihenfolge die Renovationsarbeiten angegangen werden sollen. Der KMU-DigitalScan macht dasselbe mit der IT-Infrastruktur eines Unternehmens. Dabei zeigen wir aus unabhängiger Perspektive auch auf, wo die grössten Handlungsfelder liegen und welchen Nutzen die Digitalisierung in der täglichen Arbeit leisten kann.

Für welche Unternehmen wurde der KMU-DigitalScan konzipiert?
Für Unternehmen mit zirka fünf bis 50 Mitarbeitenden. Die Branche kann variieren: Das können handwerkliche Unternehmen oder gewerbliche Dienstleister, Beratungsbüros oder Handelsunternehmen sein. Aber auch Gastronomiebetriebe oder kleinere Industrieunternehmen können vom KMU-DigitalScan profitieren…

…das Tool wurde also branchenunabhängig konzipiert?
Richtig, wir hangeln uns grundsätzlich den allgemeinen Unternehmensprozessen entlang, beispielsweise Auftragsabwicklung, Rechnungsstellung, Personalwesen oder Einkaufsprozesse. Für die verschiedenen Branchen haben wir jedoch die Fragen angepasst.

Mit welcher Ausgangslage ist ein Unternehmen für den Einsatz des KMU-DigitalScans quasi prädestiniert?
Prädestiniert sind Unternehmen, die spüren, dass sie viel Zeit, Ressourcen oder Geld verbrauchen, um ihre Leistungen zu erbringen. Wir sprechen gerade auch Unternehmen an, die erkennen, dass ihre Fachkräfte viel unproduktive Arbeit leisten – wie beispielsweise Rapporte erfassen oder nach Unterlagen suchen. Auch Unternehmen, bei denen öfter kostspielige Fehler passieren, zum Beispiel aufgrund falscher Versionen von Plänen oder anderen Dokumenten, können sich mit Hilfe des KMU-DigitalScans verbessern.

Wie ist das konkrete Vorgehen?
Als Erstes füllt das Unternehmen einen Online-Fragebogen aus. Dieser enthält praxisorientierte Fragen zum Tagesgeschäft. Auf dieser Basis und mit Hilfe von Informationen beispielsweise von der Homepage können wir erste Rückschlüsse auf potenzielle Optimierungspotenziale im Unternehmen ziehen. In einem ersten Telefongespräch analysieren wir diese Punkte und beurteilen deren Relevanz für das Unternehmen. Im Anschluss daran kann sich das Unternehmen entscheiden, ob es mit uns einen Workshop durchführen will. In einem solchen Workshop gehen wir vertieft auf die spezifischen Fragestellungen ein. Wir erarbeiten umsetzbare Lösungsansätze, die in der täglichen Arbeit einen Mehrwert bringen. Selbstverständlich achten wir darauf, dass diese Vorschläge mit der Firmenstrategie einhergehen und ein vernünftiges Kosten-Nutzen-Verhältnis aufweisen.

Wie ist der Online-Fragebogen aufgebaut?
Der Fragebogen umfasst insgesamt zirka 120 Fragen. Je nach Branche sind jedoch nicht alle Fragen für jedes Unternehmen relevant, effektiv beantworten müssen die Teilnehmer zwischen 60 und 80 Fragen. Hierfür benötigen sie rund 20 Minuten.

Was geschieht mit den Antworten?
Die Antworten werden von Experten am Hightech Zentrum Aargau analysiert. Auf dieser Basis lassen sich bereits erste potenzielle Handlungsfelder umreissen. Der ausgefüllte Fragebogen gibt uns Hinweise, in welchen Bereichen ein Unternehmen Handlungsbedarf hat, und er gibt Aufschluss über die Motivation, warum das Unternehmen überhaupt digitalisieren will.

Wie ist der Workshop konzipiert?
Am Workshop nehmen die Führungskräfte sowie unter Umständen weitere betroffene Personen teil. Das Setting eines Workshops kann variieren, von einem intensiven Tag bis hin zu mehreren Terminen. Häufig macht es Sinn, dass den Teilnehmenden im Vorfeld gewissermassen Hausaufgaben zwecks Vorbereitung gestellt werden.

Wer definiert die Ziele des Workshops?
Die Ziele des Workshops legen wir gemeinsam mit dem Unternehmen fest. Dabei geht es darum, die dringendsten und wichtigsten Punkte zu adressieren und entsprechende Lösungsansätze zu finden. Der KMU-DigitalScan legt den Fokus nicht auf die Unternehmensstrategie, sondern ermöglicht eine praktische Lösung, wobei die gewonnenen Erkenntnisse schnell umsetzbar sind.

Was bezahlen die Unternehmen?
Der KMU-DigitalScan ist kostenlos. Jedes Unternehmen, das den Fragebogen ausfüllt, erhält von uns eine Kurzanalyse. Die Workshops sind hingegen kostenpflichtig: Ein Workshop kostet 4500 Franken. Aargauer Unternehmen profitieren von einem Kostenbeitrag des Kantons Aargau von jeweils 3000 Franken.

Wie ist die bisherige Nachfrage nach dem Tool?
Bis Oktober 2024 haben über 30 Unternehmen den Fragebogen ausgefüllt und von uns eine Rückmeldung erhalten. Ein halbes Dutzend Firmen hat den Workshop-Prozess gestartet, die meisten Workshops sind bereits abgeschlossen. Unter den teilnehmenden Firmen hat es Industrieunternehmen, Firmen der Baunebenbranche, IT-Unternehmen, Kommunikations- und Beratungsunternehmen, Handelsfirmen und auch Gastronomiebetriebe.

Zeigen sich Trends, was die erarbeiteten Ansatzpunkte betrifft?
Die Bandbreite ist gross, von der Einführung von Reservationstools für Seminarräume, der Nutzung neuer Technologien wie Generative AI, der Optimierung von Logistikprozessen bis zur Neuorganisation von Datenablagen. Häufig zielen Fragen auf die Datenablage: so leiden etliche Unternehmen darunter, dass sie Daten zwar ablegen können, dass es aber sehr schwierig sein kann, diese Daten wieder zu finden, zum Beispiel wegen Zugriffsrechten oder wegen der Versionierung.

Gibt es weitere Themen, die öfter vorkommen?
Ja, zum Beispiel Medienbrüche, das heisst die Eingabe der gleichen Daten in verschiedene Systeme und die Erfassung von Informationen entlang der Autragsabwicklung, von der Offerte bis hin zur Rechnungsstellung.

Worin unterscheidet sich der KMU-DigitalScan von ähnlichen Tools?
Im Gegensatz zu anderen Tools verfolgen wir keinen strategischen Ansatz. Wir sind der Meinung, dass wir mit unserem praxis- und alltagsorientierten Tool den aktuellen Bedürfnissen der gewerblichen und handwerklichen Unternehmen besser entsprechen und schneller einen Mehrwert bieten. Kleine, nutzenstiftende Schritte regen den Appetit auf mehr an. (Interview: Ruedi Mäder)

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